不管在學生時代還是職場，我們都經歷過無數場大大小小的會議，而不可否認的，有些會議很有效率，但有些真的很糟糕。
雖然目前已有一些公司放棄了會議制度， 但，如果現在你每天都還是得進會議室，其實有些提升會議品質的小訣竅。
商業雜誌 Fast Company 的作者 Drake Baer 提出 7 項提升會議品質的秘訣：
1. 讓思維傳遞解決大嗓門的問題
當人們身處像是開會等等的團體活動，有時候專業能力並不是決定領導者的因素，而是依據自信、講話的音量、甚至是種族等等的原因。
所以在開會時應該利用比傳統腦力激盪 (Brainstorming) 更有效率的思維傳遞 (Brainwriting)。
2. 圓形的桌比較有向心力
根據調查，比起方形桌，坐在圓形桌開更能凝聚團體向心力。
3. 完成工作，而非死板的遵守時間
會議時間不是重點，效率比較重要，會議不是一定得持續 15、30 或 60 分鐘，如果能在 8 分鐘內討論完所有的事情，那就散會吧！
Facebook 營運總監 Sheryl Sandberg 就是這樣做的。
4. 找對人來開會
有決策者在場的會議，能更快擬定出決策，並提出更多原創的產品。
5. 把議題轉變成問題
著有《聰明領導人，更聰明的團隊》(Smart Leaders, Smarter Teams) 的組織心理學家 Roger Schwarz 在《哈佛商業評論》中表示，與其以陳述句的形式列出代辦事項，不如用疑問句代替。
不要寫：「討論影片的時間表。」
請寫：「影片什麼時候可以完成？」
讓大家都很清楚的知道目標是什麼，而且你們也會知道任務何時能夠達成。
6. 會議中不能有超過兩份的 Pizza
Amazon 的執行長 Jeff Bezos 提出了「兩個披薩原則」 (Two Pizza Rule) ，說明會議人數必須控制在兩份披薩夠吃的地步。如果兩份披薩還不夠餵飽參與會議的人，這意味著會議人數過多，因為小團隊通常會比大團隊還有效率。
7. 注意議題與議題之間的切換
在切換到下一個議題之前，我們應該確保每一個想要發言的人都有機會說話。不然，很有可能在 15 分鐘之後，有人問了關於上一個議題的問題，而這會讓在場的人有點混亂。
下次開會的時候，不妨注意一下以上的 7 點，一起縮短開會時間，增加開會效率吧！
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(資料來源：FastCompany ; 圖片來源： TheImageGroup , CC Licensed)
