作者 /Daniel Rodic，Exact Media 聯合創辦人。他在文中分析了全球最大鞋類 B2C 網站 Zappos CEO 謝家華一整年的時間安排，並從中總結了我們可以學習的建議。（以下為作者第一人稱敘述）
經營一個電子商務企業並不是一件容易的事。雖然回報會很大，但操作過程卻是相當繁重的。電子商務企業領導人每天要處理的任務、關係和管理工作與日俱增，但他們每天擁有的時間卻是固定的。
為了更好地理解電子商務行業領導人是如何工作和管理時間的，我決定研究一下此領域的一個佼佼者——全球最大鞋類 B2C 網站 Zappos CEO 謝家華（Tony Hsieh）。
我分析了謝家華一整年的時間表（他公開分享了自己的時間表），以研究他的時間都花在了哪裡。
- 誰是謝家華（Tony Hsieh）？
謝家華是 Zappos 公司的創始人兼 CEO。Zappos 是一家美國賣鞋的 B2C 網站，總部設在拉斯維加斯，自 1999 年 開站來，如今已成長為全球最大的賣鞋網站。Zappos 在 2009 年被亞馬遜以 12 億美元收購。除了運行 Zappos 網站，謝家華還試圖改造拉斯維加斯。他的目標是要建立一個適合當地企業家居住和工作的社區。
謝家華是一個非傳統的商業領袖。他雖然有著顯著的成就，但依然選擇和他的寵物黑羊駝住在拖車裡。他持續改造客戶服務，實施像 「假日助手小時」這樣的概念，從 CEO 向下的每個人在假日都要接管客服電話。最近，他正在試驗一種 Uber 模式的動態定價模型，讓自己的客戶服務團隊選擇什麼時候上班，並在他們最繁忙的工作時間給予補貼。
最值得注意的是，他擁抱激進的透明度的理念，不僅分享了他的時間表，還向全世界分享其個人和公司的戰略計畫重點。在 4 月 份，他在整個公司完全實施了 Holocracy 的概念，消除了常規的管理者和頭銜。我研究了他從 2015 年 1 月 1 日 至 2015 年 11 月 30 日 的時間安排，並從中瞭解到了一些有趣的資訊：
1. 與 Business Insider 總結的23 個早起的成功 CEO相比，他不是那種起得非常早的人。雖然他工作非常努力，但一般都是從上午 7:00 到上午 9 點之間開始工作。
2. 總體而言，謝家華每週的工作時間約為 62.5 小時，如果包括週末是 75 小時。轉換下來，他在工作周內平均每天工作 12.5 小時。
3. 他花了大約 35％的時間回復郵件（每天約 4 個小時），24％的時間開會（每天約 3 個小時）。
4. 截至他停止計算的七月，他平均每天走了 11,115 步，約 5.26 英里。
眾所周知，每個人的工作方法都不盡相同，適合謝家華的工作方法可能並不一定適合你。因此我從謝家華身上總結了一些通用的可行建議，它們也許可以幫助你提高個人的工作效率。
- 他是怎麼處理電子郵件的？
與許多高管一樣，謝家華每天都會收到大量的電子郵件。平均而言，他每天會收到至少 379 封電子郵件。為了處理這些大量的郵件，他專門開發了一個叫做Yesterbox的技術。
- 基本上，他今天的「待辦列表」就是昨天的收件箱。
高效使用 Yesterbox 的目標是清除你的電子郵件，並讓收件箱最終變為 0。謝家華稱他每 30 分鐘能處理 10 封電子郵件，但 2014 年 的資料顯示，他實際每小時處理了大概 9 封電子郵件。
儘管他每天花費在電子郵件上的時間是 4 個小時，但他能夠處理的電子郵件數量只占到所有收到的電子郵件的 20％。他的主要員工團隊會幫助他分擔任務，對其餘的郵件進行回覆。根據下圖表的資料顯示，在星期五和星期六要處理的郵件量最多。
註：在典型的一周裡，平均收到、處理和回復的電子郵件數量。
這個資料實際上低估了他每天收到的郵件數量，因為該資料沒有考慮到謝家華只需要一點時間來回復的那些電子郵件（例如，用一個或者兩個簡單的詞進行回覆或確認）。
一個快速的回覆要比沒有任何回復好，即使是一封需要超過 10 分鐘來進行回覆的電子郵件也是如此。即使你當時沒有時間寫下完整的回覆，你也應該進行回應，表示你收到了一封電子郵件——即使只有「Got it」（收到）兩個字也可以。
這樣做可以建立一個積極的回饋流程。它鼓勵你的團隊成員在遇到問題的時候向你發送電子郵件，因為他們知道這樣做會得到老闆及時的答覆。快速的回應會鼓勵你的團隊進行快速的自查，因為他們知道一切工作都是和你一起進行的，在最後執行時也並不會受到阻礙。
- 我是如何應用這一概念的？
在我自己的 Yesterbox 中，我用我的電子郵件（前一天的收件夾）和日曆作為我的待辦事項清單。如果有些郵件處理起來只需要幾句話，我也會盡我所能在我走路的時候進行回覆，或者將它們委託給我團隊中的其他人，以保證交流的快速和流暢。在處理較長的回覆時，我會用我的日歷來跟蹤這些活動。
Intel 創始人安迪·葛洛夫（Andy Grove）在他的著作《High Output Management》一書中主張 「管理者應該利用自己的日曆作為一個『生產』規劃工具，採取堅定的行動來安排時間不是很關鍵的工作。」（布賴恩 Chesky，Airbnb 的 CEO Brian Chesky 稱這是唯一一本人人都要讀的管理書，所以我非常看好安迪‧葛洛夫的忠告）。
結合 Yesterbox 方法與安迪·葛洛夫的忠告，我的電子郵件收件箱主要用來管理我每天的活動，而我的日曆主要是用來跟蹤前瞻性的任務、長期項目和更密集的後續活動。
在使用電子郵件和我的日曆作為我的待辦事項列表之前，我嘗試了基本的筆和紙，各種待辦事項清單的應用程式，但對我來說都沒什麼用。雖然它們會是優秀的組織工具，但並沒有考慮到完成任務需要花費的時間與我一天中有多少可用時間的關係，這讓我很難預測我到底可以實際完成哪些任務。
日曆增加了時間維度和緊迫感，因為我可以創建特定的事件。根據帕金森定律，工作會被擴展以便填補分配給它的完成時間。緊迫感有助於推動生產力。
使用了我的日曆之後，時間已經遮罩掉了旅行和會議，我可以完成的事就變得非常清楚了。
使用電子郵件和日曆作為待辦事項列表的另外一個好處是：我們每天都在使用它們。這樣我就少了一個需要切換的工具，避免了分心，並節省了學習新工具的成本。
總的來說，我發現培養這種習慣是非常值得的。
- 他是怎麼管理人的？
很多人常常把「透明度」這一概念掛在嘴邊，但很少有人能夠正確地做到這一點。你應該坦誠地向全公司告知你的業務，讓所有級別的員工都知道在公司內部發生了什麼事。隱藏資訊會導致更多的問題、更多的電子郵件，最終會浪費許多寶貴的時間。
透明度始於溝通。而溝通的絕佳途徑是電子郵件和會議。謝家華有很多的會議。他親自參加的會議佔用了其工作周 24％的時間（巧合的是，這剛好接近管理學大師彼得·杜拉克建議的上限 25％）。這些資料並不包括他通過電話開展的會議或交談，也沒有包括重要會議的準備時間，例如對全年或每季度業務進行回顧。
注：謝家華典型工作日的時間安排。
在 4 月 8 日，謝家華要求全公司都使用Holacracy 管理模式。作為 Zappos 的員工，如果你在最後期限前不願採用新的公司管理模式，你可能會在最少三個月內被公司辭退。
Holacracy 是一個消除了常規頭銜和管理人員的系統，它將權力分配到公司的每個人手中。決策者是依形勢而定的，一般由在特定方面擁有權威和專長的人擔任。透明度是 Holacracy 原則必然的副產品。
雖然大多數公司都沒能在一夜之間實現 Holacracy（Zappos 用了幾年的時間才在全公司範圍內得以實現），但是一旦實現，Holacracy「為團隊賦予權力，擁抱透明度」的主題會大大減少花費在會議和電子郵件上的時間。比較 Zappos 採用 Holocracy 之前和採用 Holocracy 之後的統計資料，也有一些跡象表明，透明度的確可以提高效率。
注：花費在會議和電子郵件上的時間的變化。
比較謝家華 2014 年 10 月&11 月 的時間表與 2015 年 10 月&11 月 的時間表（通常這幾個月是一年中零售商為了準備假期最忙的時候），我們發現謝家華在 2015 年收到的電子郵件的數量減少了 54％，每天工作的時間與 2014 年 相比減少了 15％。儘管我們不能完全將工作負擔的減少歸結於 Holocracy 的實施，但這是該公司在 12 個月內最大的幾個變化之一。
除了更高的個人和團隊的效率，透明度也是用來在員工之間建立信任和共用資訊的一個偉大方式。如果你希望你的團隊能做出你做的那些決定，那麼你首先應該讓他們有機會獲得你可以得到的那些資訊。
謝家華希望實現「激進的透明度」，讓任何法律允許的資訊都變得透明，只保留亞馬遜（他們更隱秘的母公司）認為是專有的敏感資訊。
- 「我強烈建議你將自己的心態默認設置為透明優先。」
在任何一家公司，透明度都有助於各級人員做出更好的決策，因為大家都在同樣的資料、分析和環境的基礎上工作。它還有助於將每個人的頭腦都集中在工作上，而不是因為不透明而導致的人際關係問題上（例如，「為什麼沒有邀請我參加會議？！」）。
當員工們可以瞭解到會議上都發生什麼時，他們意識到他們並不需要在那裡，然後他們就可以回去繼續工作。
除了 Zappos，我們還可以在其他的一些地方獲得靈感，以便讓你的公司變得更加透明：
1. 團隊協作交流工具Slack，鼓勵公司內的透明交流。它會儲存所有已經發生的討論資訊，確保新的團隊成員可以快速追蹤任何他們感興趣的討論內容。
2.Buffer是一家技術公司，其核心價值是「默認設置為透明」，發佈股本、工資、收入和其他所有非 「敏感」的資訊，都可以在他們的Transparency Dashboard上看到。
3. 在Exact Media，我們的一個核心價值觀是信賴、真實、透明。我們踐行這一價值的一個例子是我們的季度聚會。每隔 90 天，我們的員工都會聚在一起，審核公司所有的指標和財務狀況。所有的戰略決策都是共用的，團隊的所有成員一起公開辯論和討論。
我們也有公共行事曆，讓每個人都可以看到誰在任何特定時間與誰有會議。我不喜歡把我的日曆從中分離出來，所以即使是我個人的、非工作的活動，也會公開於我們整個團隊。
有時我們需要在適當的時機、背景和設置的前提下共用某些資訊，所以我不建議每家公司的一切都應該是透明的。但是，我會強烈建議你將自己的心態設置為透明優先。遇到一件事，你應該想為什麼它不應該是透明的，而不是想為什麼它應該是透明的。
- 最後的思考
世界上有很多事情不在你的控制範圍之內，但如何運行你的公司卻是完全由你而定。通過及時的回復和高度的透明度，你可以建立自己與員工之間的信任，保證暢通無阻的交流，從而全面提高公司的效率。
反過來，你的員工會更加欣賞你，欣賞他們所處的公司的。而且，正如謝家華在 Zappos 取得成功一樣，你這樣做也會獲得巨大的回報。
延伸閱讀：
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