【為什麼我們挑選這本書】當工作突然爆量，如何有效率、按照緊急程度安排處理的順序？
本文選自《OTPR敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》，作者游舒帆是「商業思維學院」院長，致力於將商業思維這種能提升認知思維的重要觀念與知識，推廣到所有需要的人身上，將透過本文說明 OTPR 工作法提升行程安排效率的功用。（責任編輯：鄒鎮鴻）
在深入談 OTPR 工作法之前，我想先請問大家一個問題，請問「你的行事曆更接近下圖的哪一種？」
回答 A 的朋友，首先我要稱讚你，你應該是一個很有計畫性的人。但請緊接著思考我下一個問題：「請問在這麼有計畫性之下，每週的行程有多少比例是按著你的計畫發生的呢？」
回答 B 的朋友，我要稱讚你的勇氣，因為你竟然可以在沒有計畫的情況下開始每一天，這高度仰賴你的隨機應變能力。但也請你回答我下 一個問題：「請問每週、每月，你是否清楚自己完成了些什麼？創造了什麼價值？或者簡單的回答我，你還記得你上個月做了什麼嗎？」
我相信你大概只能憑感覺來回答這個問題。
若沒有使用實際數據來觀察狀況，容易陷入自我感覺良好的誤區
相較於 B 的狀況，A 在回顧自己過往這段時間所做的事情時一定更加清晰，因為他有較多的「數據」可供參考。
曾有一位創業多年的老闆告訴我：「顧問，我挑選產品的經驗很多， 基本上我選中的商品都會大賣。」
我問他：「真厲害，請教一下，一般來說每十個商品你會選中幾個爆品（大賣的商品）呢？」
他說：「十個裡面沒有中九個也有八個。」
我說：「如果是這樣子，那你們業績出了什麼狀況，怎麼會持續往下坡走？」
他認為是因為廣告難投，削價競爭激烈，我告訴他：「不論你過去選品有多準，產品銷量下滑是個不爭的事實，而產品銷量下滑也意味著爆品的比例正在降低，你知道原因嗎？」
他搖搖頭表示不知道，我請工程師幫忙拉出這兩年來的爆品比例， 發現從去年開始，平均每十件就只出現五至六件爆品，而今年更降到四 至五件左右，最慘的時候，十件裡甚至只有二至三件是賣得不錯的。
這位老闆看完數據後，不好意思的說：「原來數據早就知道，我的感覺欺騙了我。」
感覺是一個「概約的數據」，是未經整理，更新頻率也不一的數據。在環境變化不大的情況下，按過去經驗來假設現況，命中率可能還挺高的。然而當外部環境在變，過去經驗將與現況有較大的脫節，我們必須透過其他方法來更新我們對事實的認知。
在商業環境中，我們可以依賴數據做出較精準的判斷，進而優化流程或做法。而在個人工作的優化上，我們除了仰賴商業數據來調整大方 向外，還可以透過每週的行事曆計畫來持續優化我們的工作產出價值。行事曆上的計畫就是一種數據，這些數據記錄了我們「做些什麼」、「工作量如何」、「最常在什麼時段做什麼事」等等。
找出問題點，並使用 OTPR 法改善
假設想知道自己過去一個月花了多少時間在開會，經過統計後發現你有 40% 的上班時間都在開會。（如下圖）
你試著想減少自己的會議時間占比到 30%，所以每週排行程時減少了二個會議，一個月後你再統計一次會議所花的時間，發現終於減少到 30% 的時間，這就是時間的優化。工作價值的優化，也是生活品質的優化。
OTPR 工作法將運用每週的行事曆做為優化標的，當我們能將每一週活得更有價值，且一週一週的進步，時間拉長來看我們一定會愈來愈好。
OTPR 的 R 指的是 Retrospective，也就是回顧與復盤的意思，透過檢視過去這段時間哪些地方做得好與待改進的地方，讓我們可以調整作法。
而週行事曆的統計與檢視，讓我們可以在具有「數據」的情況下客觀看待自己每週的行程。不過，在安排週行程時也很容易遭遇到兩個比較大的問題。
第一個問題是排計畫好困難，因為有時候根本不知道自己這週要做哪些事情，要完成哪些任務，以及交付哪些成果，所以就只能等待主管 來安排
第二個問題是變化性太大，老闆時常插單，同事常常 delay 他的工作影響到自己，計畫有排跟沒排一樣。
而這正是 OTPR 工作法中的 P 要告訴大家的，P 代表的是 Project Management，我想跟大家談論的是做計畫與控計畫的能力。當我們能做出妥善的計畫，而且扎扎實實的執行，並妥善處理過程中每個變更（意指與計畫不同的地方），如期如質將工作任務完成將不再困難。
時間有限，先做重要的事
然而，完成計畫不是意味著創造價值，也不是意味著我們完成了當下最重要的事情，我們需要進一步優化時間的運用，將更重要且更有價值的事排進計畫中優先處理，而非總是著眼於緊急的任務。重要而不緊急的任務在時間寬裕的狀況下，我們的不予理會並不會帶來太嚴重的危害，然而隨著時間的逼近，團隊所承受的壓力會愈來愈大，而這些漸大的壓力往往就是打亂工作節奏的罪魁禍首之一。積極面對，往往是較正確的做法。
所以 OTPR 工作法的 T 代表的是 Time Management，也就是時間管理，我將帶大家用科學化的方法去判別工作的優先順序。而優先順序很大一部分取決於公司與團隊的目標，這就是 OTPR 中的 O 所要跟大家談的。我們將以 OKR 做為工具來協助大家掌握目標設定的方法。
有了具體的目標（O），也掌握了事情的優先順序（T），並運用專案管理的觀念來排妥計畫與掌控進度，讓有價值的事情一件件被交付（P），最後透過回顧與復盤經常自我檢視（R），我相信一個月後你就能感受到明顯的改變，三個月後你會發現自己有長足的進步，只要半年時間你會在工作上的主控權愈來愈大，能創造的價值也相對具體，此時， 你就真正邁入高績效人士的行列中了。
（本文書摘內容出自《OTPR 敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》，由時報出版授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題；首圖來源：pexels。）
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