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從文件整合到商策規劃,24 個讓你職場生產力大爆發的工具懶人包

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《TO》導讀:本文編譯自 Medium 「24 Life Changing Productivity Tools」文章,作者Chris Danilo為創業家、文案寫手、行銷專員,並且提供人資顧問服務,以下為作者第一人稱編譯。

「我花太多時間在回 Email 上了。」

「安排大大小小會議這件事也太耗時了吧。」

每個人一天同樣都只有 24 小時,但是要把每件事情做到最好,又要求高產能好像是一件不可能的任務。不過,你可以做的是利用工具,將任務精簡化,藉此達到更高的工作效能。以下為 24 個可以有效增進員工工作表現、品質的工具懶人包。

但是很重要的一點請切記,懶人包的目的不是讓你每個工具都要看過一次、用過一次之後,才能決定哪個工具最好用的。這樣不就更加浪費時間嗎?

因此,面對這種懶人包系列文,你應該要做的是「找一個目前工作上最耗時的痛點,並且從下列工具中找一個對應的,解決它。」畢竟,工作生產力並不會因為少看了一篇懶人包系列文,就瘋狂下跌。

美國作家 Ralph Waldo Emerson 說得好:「世界上方法有千百種,但是原則卻只有那幾條。一個人只要掌握原則,便可以成功選出解決方法;一個人若不顧原則,只顧嘗試方法,那他就一定會遇到問題。」

所以,你花太多時間在 email 上,那就從下列表單中找個可以幫你解決這件事情的方法;喬會議很煩,那就找個會議安排軟體。接下來,就來瞧瞧有什麼工具吧!

1. Unroll.me  – Email 整合

把所有訂閱的 email 內容整合在一起,你可以不用花時間一封一封信開啟。

2. Evernote— 快速整合筆記、提供搜索功能

Evernote 的強大功能應該不用多說吧?可以跨越裝置,整合資料、圖片、筆記,提高你的文書處理生產力。若使用付費項目,則可以體驗更多的搜索方式,讓檔案整理不求人。

3. Scannable — 把 iPhone 當掃描機

這是個可以跟 Evernote 互相搭配的工具,可用手機掃瞄文件、圖片後,上傳到 iCloud、Google 硬碟,或是寄到電子信箱。

4. Google Drive— 強大的雲端硬碟

這個應該大家都已經納為必用辦公工具了吧?文件、圖檔、表格都可以在 Google 上面找到。

5. Calm.com— 幫助冥想訓練

冥想訓練可以提高專注力,排解負面情緒。(今晚回家試試)

6. Sleep Time—可以根據個人睡眠習慣調整的鬧鐘

針對個人的睡眠習慣,Sleep Time 提供客製化鬧鈴服務。其中這個 app 最有趣的地方是可以增加標籤,讓你紀錄今天晚餐是否太晚吃、攝取了過多咖啡因等等會影響睡眠的因素。

7. Trunk Club — 個人線上造型師

要穿什麼服裝外出其實也是一件惱人的事情,這個軟體讓用戶選擇個人的服裝喜好,並且寄送搭配服裝到府,堪稱是個線上造型師的概念。

7. IfTTT— 自動為用戶連結愛用的 app

這個軟體自動幫用戶省去執行步驟,例如「如果使用了 Instagram 上傳照片,那就自動把圖片備份到 Dropbox。 」

8. Zapier— 與 IfTTT 功能類似,但是連結不同的工作軟體

Zapier 也提供類似軟體銜接的套裝組合,例如 Email+Google 硬碟備份等功能。

9. Mint— 個人財務管理工具

利用圖表,以及簡易的記帳功能,迅速分析用戶的每筆收入、支出。

10. Expensify— 公務收據的管理軟體

利用手機拍張照片,就可以輕鬆管理因公出差的收據,企業也可系統化報帳程序。

11. Siri —Apple 個人助理

Siri 不是只有講冷笑話的功能啦,他可以即時幫你記錄點子,也可以問天氣、安排會議、安排行程。

Siri

12. Sunrise—設計美麗又便利的 iOS 行事曆軟體

Sunrise.am

13. HealthTap— 即時、免費的線上醫療諮詢

醫生可以從 app 的另一端及時給你醫療上的諮詢,不用當鍵盤醫生,亂 Google 一些病徵自己嚇自己了。

14. The Workshop School of Action— 只提供最必要、最有用的商業學院訓練

許多人為了增進管理知識跑去唸 MBA,但是其實中間有許多課程根本無法實際應用。這個網站只給你商場必備的專業知識。

15. Hipmunk— 快速管理班機預定

買機票這件事情,可以非常複雜,也可以非常簡單。你還在 Skyscanner 一個一個慢慢點資料嗎?

Hipmunk

16. Airfare Watchdog —幫你找到廉價機票

17. ResumeRuby —快速、簡便的履歷表格

求職者總得靠履歷給出一份完美的第一印象,不如就來這裡挖寶吧。

18. Christian Baum’s Biz Resources

一個商業工具懶人包。

19. LastPass — 幫你記住所有平台的登入密碼

如果你是 Mac 電腦使用者,也可嘗試OnePassword的密碼記憶功能。

20. ToDoist — ToDo list 的管理軟體

這款軟體甚至還可記下事件死線,對於許多事物繁重的人來講很方便。

接下來是幾本商場上必讀的經典書籍。

 

21.《精實創業:用小實驗玩出大事業》

Eric Ries 的這本著作紅遍全球,不管你是要創業還是要執行專案、Side Project,你都應該讀一讀這本書,它將教你如何有效的運用最精簡、有效的方式達陣。

22. Knock ‘em Dead: Secrets and Strategies

如果你正在找工作、即將進行一場面試 … … 這本絕對是你必讀的一本書!它將告訴你該怎麼表現得體、怎麼寫出最吸引人的履歷。

23. Gut Feelings

簡單、直觀地跟你介紹「為什麼你應該傾聽你的直覺!」

24. Kid President’s Guide to Being Awesome

激勵的對談、名人的分享,以及 100 種改變世界的方法!這本書將是讓你重拾激情、點燃動力的好書。

(資料來源:Medium,未經授權不得轉載)