導讀：接續【企業數字管理真經】第一篇〈別亂設 KPI ！員工達不到還做假業績你就倒大霉〉，文章中提到一個相當、相當重要的概念：「數字管理」是加薪、升遷、營收成長的關鍵。但是到底怎麼管理呢？在以下文章中繼續專訪曾任職台灣四大會計事務所之一「勤業眾信」 旗下財顧公司的蕭存智，請他介紹屬於小企業、新創公司的數字管理好幫手、微軟三寶之一：Excel。
- 製作財務相關報表時，最常用的工具就是 Excel！
一般上班族最常用的軟體就是 Office，其中最基本的就是 Word, Power Point 以及 Excel，用的人也最多。
擁有深厚財務管理背景的蕭存智話「記帳」歷史，他說在沒有 Excel 的時代，公司的現金帳和日記帳都得一筆一筆用手謄在不同的簿子上（見下圖）
不過會計資訊系統軟體並不是所有組織單位都擁有，除非是記帳師事務所、會計事務所，或者是企業編制的財務人員，才會配置比較完整的會計軟體。蕭存智說，這樣的系統雖然具備自動化處理功能，不像 Excel 得自己操作函數、分成不同的表單，但對於公司還很小、沒有財務人員編制的組織來說，比如新創公司，Excel 就已經很夠用——「尤其市面上的會計系統軟體，很多都未必符合各組織需求。」
- 新創公司的 Excel 報表基本功有什麼？
開一間公司最基本的就是記錄每日現金進出、發票憑證等，即便創業者委託外部記帳公司處理這些工作，「別忘了，他們很多只負責記營業稅這類外帳。」蕭存智提醒創業者，公司內帳、財務控管得自己來，而且新創公司少有財務人員，多數情況得由團隊內成員理解與負責，而這些工作都可以靠每台電腦都有的 Excel 完成。
以一間新創公司來說，一定要了解的，而且只要靠 Excel 就能完成的財務管理內容有很多，比如「現金收支 / 現金流」。
蕭存智進一步解釋道，記錄現金收支有件事要注意：會計有兩個基礎，一個叫「應計基礎」，一個叫「現金基礎」；以現金基礎的意義來說，「今天收了一百元就記收一百元，今天付了一百元就計付一百元」，但在實際公司運作中，很多時候是賣了一個產品出去，但無法馬上回收，或是買了一個東西，但不需要馬上付清，這中間就產生了「時間差」。有些新創公司的時間差只有一週，但有些卻能差到三個月，如果只用現金狀況來看無法知道公司的營收狀況
——而這就可以在 Excel 上以不同表單區分，用函數寫好營收計算邏輯，好清楚掌握公司當前營收狀況、手上有多少現金可支配等。
「若不能掌握資金進出狀況，不曉得未來一段時間內現金收支樣貌，經營者最慘就會遇到『黑字倒閉』！」蕭存智說明，這樣的悲劇就是在應計會計基礎上「看起來」是賺錢的，但是銀行裡根本沒有足夠的錢付貨款，因為有太多的應收帳款「流落外頭」；當付錢給供應商、付薪水給員工、繳稅給政府的時間到了，手上卻沒錢，「黑字倒閉」就現身了。對經營者來說，這就是沒做好數字管理。
「數字」是經營公司的要訣，在軟體吃掉全世界的時代裡，「
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創業維艱，不僅是新創公司、中小企業也是
用最省錢的方式達成最高工作績效，是經營最高準則
如上述文章所說，財務管理是企業的根本
什麼都得省的狀況下，數字管理該怎辦？
Excel 是個好工具！
橘子學院最新開班，邀請蕭存智教你用 Excel 做最適當的數字管理～
找到對的數字，做持續有效的追蹤分析，不怕經營大出包
（圖片來源：Giphy）
