科技巨頭 Amazon 的創辦人 Jeff Bezos 對於「開會」這件事情有一套獨到見解，他曾描述了一場「完美的會議」是怎麼樣子的。
兩個披薩吃不飽？代表人太多了！
Bezos 為了避免把一整天的時間浪費在不必要的會議上而採取了一種策略，將它命名為「兩個披薩原則」，意思是「如果兩個披薩餵不飽參與會議的人員，代表參加的人數太多了！」
無論是在 Amazon 或是其他公司，召集一大群人參加會議可能會扼殺創造力，並且可能會產生「群體思維」和「社會性懈怠」的狀況。
「群體思維」是一個心理學現象，指的是群體在決策過程中，由於成員傾向讓自己的觀點與大眾一致，因而讓整個團隊缺乏不同的思考角度，不能進行客觀分析。群體思維可能導致團隊做出錯誤的決定，即使有部分成員不認同最終決定，但在群體思維的影響下選擇順從。Bezos 認為人們應該要在會議中尋求真相，而不是妥協於群體思維。
「社會性懈怠」就如同我們常說的「潛水」。雖然出席了會議，但心不知道神遊去哪了，而人數越多的會議就越容易發生這種狀況。Bezos 的「兩個披薩原則」可以將團隊人數控制在 5～8 人之間，再依實際的狀況削減人數。
以「文字結構完整的備忘錄」取代「 PowerPoint」
早在 20 年前，Bezos 就禁止主管在高階會議中使用 PowerPoint，取而代之的是文字結構完整的備忘錄。
Bezos 認為，製作 PowerPoint 投影片對會議主講人來說準備很容易，但對觀眾來說很難完全理解。講者很容易把草率的想法隱藏在投影片後面，利用流暢的口頭報告將問題輕鬆帶過。但內部會議的目的應該是要尋求解決問題的答案，而不是說服。
如果利用文字結構完整的備忘錄，會議主講人很難利用文字經描淡寫帶過，必須經過思考、編輯才能產出具有架構的文字訊息。在編輯的過程中，也可以確保事件的脈絡完整，整理出真正需要解決的問題，在會議中提出並且尋求解法。
當然，不用指望會議的參與者會事先閱讀備忘錄，所以 Bezos 在會議開始時，會請出席人員先花 30 分鐘閱讀主持人準備的備忘錄。以「無聲的閱讀」開啟一個會議，確保在場的參與者能夠掌握接下來需要討論的問題。
對於注重效率的 Bezos 來說，會議盡量越少越好；如果某些問題必須要得到一些解決方案，必須要讓會議變得有價值。正確的會議，才會讓團隊獲得真正的突破。
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（責任編輯：鄒家彥）
