商務會議常讓人感到壓力倍增，特別是需要記住大量資訊時，你可能一邊努力專注於討論，一邊匆忙記錄關鍵點，但稍有分神就可能錯過重要細節，甚至在會議結束後發現紀錄不完整。
對於高階主管而言，這種情況更加棘手，因為他們需要根據討論內容，快速做出關鍵決策，然而往往資料繁多且處理繁瑣。幸運的是，AI 會議記錄工具能自動將會議內容轉錄並組織成條理清晰的摘要，既減少了手動整理的時間，也讓主管能更專注於策略制定與決策。
開始之前：如何挑選適合的 AI 會議記錄工具？
隨著 AI 技術不斷演進，市面上出現愈來愈多 AI 會議記錄助手，而透過事前辨明團隊目標，並設定清楚明確的評估指標，能幫助主管們順利選定工具，找到最適合團隊需求的解決方案。以下是一些關鍵考量因素：
- 使用介面：確保工具操作簡單直觀，方便所有團隊成員快速上手。
- 功能齊全：不僅要能記錄會議摘要，還應支援議程設定、語音轉錄及文件整理，提供全方位的功能。
- 即時協作：選擇能支持團隊即時協作的工具，讓成員能共同編輯，使會議紀錄更加完善。
- 安全性：確保工具具備企業級的安全防護功能，保障會議資料安全並符合相關資安規範。
- 多平台整合：工具需能與視訊會議平台、任務管理工具及即時通訊軟體無縫整合，實現即時轉錄與跨團隊交流。
- 預設範本：選擇內建不同用途之會議紀錄範本的會議工具，能幫助團隊快速開始記錄工作，省下從頭調整格式的麻煩。
3 種工具和使用方法，提升會議效率
1. 在會議上錄音，再使用 AI 聊天機器人生成摘要
將會議錄音後的音檔上傳至工具如 ChatGPT、Gemini 或 Copilot，可以請 AI 會生成重點摘要，並可根據需求回答會議的細節問題。
這種方法特別適合快速處理短期記錄或萃取關鍵資訊。透過 AI 的整理，能讓原本凌亂的逐字稿變得條理分明，不僅可保留接近原始發言的樣式，還能提取每位發言者的重點，並協助總結會議結論與整理待辦事項，大幅提升會議紀錄的處理效率與品質。
2. 利用 NotebookLM 做主題性會議紀錄與整理
NotebookLM 是一款 AI 筆記工具，也能幫助使用者高效管理和萃取會議資訊。
建議先為專案或部門會議建立專屬的筆記本，每次會議後將錄音檔匯入「來源」，整理成井然有序的主題紀錄。這麼做，既可以生成單場會議摘要，也能整合先前相關的所有筆記內容，並針對特定議題提出問題進行內容萃取，例如：「誰提到了行銷計畫，他們的建議是什麼？」。
值得留意的是，當會議紀錄字數超過 20,000 字，確保格式正確、加入發言者姓名和時間標記，更能提升 NotebookLM 的產出品質，例如：「James Smith: 很高興各位今天來參加會議 (1:03:15)」。
上傳檔案後，可以請 NotebookLM 回答會議相關問題，並引用具體段落，方便使用者檢視原始內容。使用者可將引文摘錄到新筆記，並利用建議功能合併筆記或建立主題式大綱，讓資訊更加結構化，便於後續決策與執行，逐步建立系統化的會議紀錄整理流程，幫助與會者快速掌握關鍵資訊。
3. 即時記錄會議重點，列出行動計畫
Google Meet 的「幫我做筆記」功能是專為會議記錄設計的高效工具，能自動將會議重點記錄至 Google 文件，並方便與團隊共享。與會者可以使用「目前為止的摘要」快速掌握會議進度，而發起人則會在會後收到包含會議摘要的電子郵件。不過，該功能目前僅支援英語，適合使用 Google Workspace 生態系統的團隊。
採用微軟做為辦公軟體的使用者，Microsoft Teams 提供 Copilot 功能，能在會議錄製過程中自動生成摘要，涵蓋操作項目、關鍵字及客戶情緒等深入洞察，並可根據會議語言調整轉錄內容，特別適合需要進一步分析討論內容的會議場合。
其他第三方工具如 Otter.ai 和 Vocol.ai 則提供了更多彈性選擇，適合常需整合多種平台的用戶。Otter.ai 能自動上線加入會議，並生成逐字稿、會議截圖、重點摘要與代辦事項。Vocol.ai 則支援 Google Meet 和 Microsoft Teams，能生成繁體中文逐字稿，並自動生成代辦事項和列點摘要。
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＊本文開放合作夥伴轉載，參考資料：ClickUp、104 職場力、Medium、Google Meet、Microsoft Copilot、Threads、《經理人》，首圖來源：Image Creator 生成。
（責任編輯：廖紹伶）
