科技巨頭微軟近期發表《2025 年工作趨勢指數》報告，揭示廣泛運用 AI 技術的「前沿企業」（Frontier Firm）正逐漸誕生，更強調妨礙傳統公司邁向 AI 轉型的最大阻礙，其實並非技術或資本投入，而是讓員工從早忙到晚的「無盡工作日」職場現象。
前沿 AI 企業擁有的關鍵特徵
根據微軟說法，所謂「前沿企業」意指將人工智慧深度整合至核心，徹底重塑工作流程的新一代企業型態。
這些前沿企業通常擁有幾項關鍵特徵，包含覆蓋全組織的 AI 技術部署、高水準的 AI 成熟度、積極且強調使用 AI 代理，以及認同「AI 代理對於實現人工智慧投資回報至關重要」的堅定理念。
微軟強調，前沿企業不僅是在現有的工作流程中加入 AI 工具，而是會按照當下需求，圍繞著 AI 重新設計業務與工作流程。
學會讓人類與 AI 代理共組團隊
報告指出，在足夠廣泛的 AI 技術覆蓋下，高達 55% 的前沿企業認為，他們有能力承接比往更多、更有意義的工作，然而對於傳統公司來說，這個數字卻僅僅只有 25%。
前沿企業之所以能夠獲得成功，微軟表示，其核心主要歸因於「人類與 AI 代理共組團隊」的新概念，即 AI 代理可以支援甚至領導特定的工作流程，人類員工則轉成「代理老闆」（agent boss）的角色，負責將任務委派給「數位同事」，並且展現出管理 AI 代理的新能力。
只不過微軟也發現，若傳統公司無法解決一項根本性的問題，那麼組織將難以轉型成 AI 前沿企業，應付未來的營運規模，該窘境即是「無盡工作日」。
從 Email 開始的「無盡工作日」
所謂的「無盡工作日」正如同表面含意，即企業員工因為從早到晚不斷工作，導致工作時間和個人時間之間的界線，最終變得模糊不清。
根據微軟透過 Microsoft 365 平台所蒐集，超過上億條匿名的生產力訊號，他們發現許多企業員工，其實從早上 6 點開始就啟動了一天的工作。
其中，多達 40% 的人首先會選擇查看電子郵件，而一般員工每天平均會收到 117 封Email，大多數郵件在 60 秒之內就會被閱讀完畢；這些電子郵件很快會被轉化成訊息、會議和大量干擾，使員工開始變得難以專注。
到了早上 8 點，Microsoft Teams 開始取代電子郵件，成為企業員工主要的溝通管道；多數員工每週平均會收到 153 則 Teams 訊息，年成長率達 6%，尤其中歐、東歐、中東和非洲等地區，其收發量成長甚至超過 20%。
頻繁會議導致工作專注度碎片化
即便是到了應該專注於工作的中午時分，緊接而來的大量會議，卻緊接著對員工造成劇烈干擾。
微軟報告顯示，超過 50% 的會議發生在上午 9 點至 11 點，以及下午 1 點至 3 點之間，然而受到人體晝夜節律的影響，許多人的工作效率恰好在此刻達到高峰，卻遭到各種會議無情填滿，導致員工根本沒有時間深度專注於工作。
更加令員工感到痛苦之處，在於早上 11 點到 12 點之間，除了會議之外，各種訊息活動也會激增，成為員工一天當中負荷最重的一小時；即時訊息、排程會議和不斷切換的工作流程同時匯集，讓人幾乎無法專注於任何一項任務。
微軟進一步指出，即便中午的會議後通常有排定休息時間，但多數員工通常還是會趁這段作業效率的高峰期，試圖重新專注於工作，比方說進行寫作、資料分析和製作簡報等，並在過程中被各種通知、電子郵件不斷打斷，導致 48% 的員工和 52% 的領導者皆認為，自己於工作上的專注時間變得十分零碎。
微軟指出，對於許多員工來說，現在的工作日就像是在一片混亂中穿梭，每個人都必須先對他人的任務做出反應，因此失去對重要事情的專注；在每小時都很重要的時代，這種「偏移」可能會悄悄耗盡員工精力，阻礙業務發展。
員工總是逃不過深夜與假日加班
當時間來到晚上，員工的「無盡工作日」則進入了第三波高峰。
微軟指出，企業員工選擇延長工作時間，在疫情過後已成為新的常態。數據顯示，晚上 8 點後才舉辦的會議數量年增率達 16%，普通員工在核心工作時間之外，發送與接收到的訊息亦超過 50 條，甚至有 29% 員工還會於晚上 10 點後，重新檢查自己的收件匣。
同時對於不同工作型態的員工來說，「加班」所帶來的意義其實也有所不同。微軟表示，遠距工作者通常會把晚上視為「安靜工作」的高效率時段，而混合型員工則更有可能將這段時間視為壓力來源。
企業員工的加班經常會一路延續到周末。微軟所收集的數據表明，近 20% 的員工會於周六和周日中午之前，重新檢查電子郵件，甚至在起床之後選擇繼續工作；此外，亦有超過 5% 的員工會於周日晚上檢查收件匣，準備好應對隔天的任務，進而罹患了「周日恐懼症」，逐漸對工作日的來臨感到害怕。
微軟認為，上述統計數據和結果，彰顯出了一個重要事實，那就是對於許多人來說，現代工作日已經沒有明確的「起點」或「終點」，進而使員工陷入難以擺脫的「無盡工作日」。
學習「前沿企業」的思維模式
在「無盡工作日」的影響之下，微軟特別強調，除非企業有辦法從根本解決該問題，否則將無法透過 AI 順利達成轉型，進一步升級為前沿企業。
微軟認為，企業若想打破「無盡工作日」的循環，僅僅決定導入 AI 技術依然不夠，更應該要學習前沿企業的思維模式，其中有三個切入點值得參考。
首先，企業應該學會遵循 80/20 的「帕雷托法則」（Pareto principle），專注於那些能夠提供 80% 成果，但卻最為關鍵的 20% 工作。
微軟建議，企業可以透過部署 AI 工具和代理程式，將那些低價值的工作的簡化處理，例如進度會議、例行報告、行政業務等，讓領導者得以騰出時間，真正推動核心業務發展，達成深入且快速的決策，專注於關鍵工作執行。
打破靜態功能分組，員工轉型「代理老闆」
其次，微軟認為企業應該要重新設計組織結構，打破當今部門都是以財務、行銷和工程等「靜態功能」進行分組的現況。
微軟認為，隨著專業知識已經可以透過 AI 應用和 AI 代理按需提供，僵化的組織結構只會增加不必要的摩擦，比方說一次簡單的更新，例如產品價格調整，可能就需要好幾天、好幾次的跨部門會議才能完成。
但若企業懂得優化組織，拋開傳統的靜態團隊架構，就能改採「任務導向」發起靈活編組，再藉由 AI 技術的導入，彌補各部門之間的技能與專業落差。
最後，微軟期待企業員工逐漸轉型成「代理老闆」（agent boss），透過創造、委派與管理 AI 代理，處理於自身工作流程中，那些過度耗時與繁瑣的環節，藉助聰明的工作方式提高任務效率。
舉例來說，企業員工可以透過 Microsoft 365 Copilot 打造 AI 代理，接著轉換到 Teams 的工作流程中，部署客製化的 AI 代理程式，跟人工智慧協同一起完成日常任務，藉此騰出時間進行更有意義的工作。
當 AI 融入內部流程，才可以發揮員工潛能
微軟對於「無盡工作日」議題的重視，代表企業必須學會一種全新的策略性理解，那就是 AI 雖然可以獲得顯著提高工作效率，但前提在於人工智慧必須被應用在內部流程之中。
微軟尤其強調，那些能夠在 AI 時代獲勝的企業與員工，除了足夠努力外，還會懂得選擇更加聰明、更為敏捷的工作流程。
換句話說，未來想成功轉型成前沿企業的公司，短時內勢必得發起重大的組織變革，並且建立起衡量 AI 技術是否成功給予回饋的機制；帳面上的「投資報酬率」雖然重要，但企業更要懂得解放人類員工手中的繁瑣工作，發揮他們所擁有的最大潛能。
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＊本文開放合作夥伴轉載，參考資料：《Microsoft》、《UC Today》，首圖來源：Pexels
（責任編輯：鄒家彥）
